Créez le buzz autour d'un événement

Un événement intéressant attire des visiteurs. Un événement exceptionnel attire les foules.

En tant que chef d'entreprise, « intéresser » n'est pas suffisant. Mais comment être sûr de créer un événement exceptionnel ?

Certes, il existe toujours plus d'emplacements pour faire la promotion d'un événement, mais attirer les foules le jour J n'est toujours pas une mince affaire. Les clics de participation à un événement sur les réseaux sociaux ne sont pas non plus des indicateurs très fiables.

Selon Facebook, chaque mois, 700 millions de personnes utilisent la plate-forme pour faire la promotion d'un événement.

Comment se démarquer et convaincre les gens de participer à votre événement alors qu'il y en a tant d'autres ?

Voici quelques idées de promotion pour faire connaître votre événement et créer un lien avec votre public potentiel, en ligne et hors ligne, avant le grand jour.

Définissez des objectifs clairs pour déterminer les tâches à accomplir

Les marchés et événements professionnels sont une excellente occasion :

  • de rencontrer de nouveaux clients et consommateurs ;
  • de découvrir les nouvelles tendances de votre secteur ;
  • de trouver de nouvelles idées pour votre entreprise ;
  • d'apprendre de vos concurrents.

Si tout ceci est très positif, la définition d'objectifs clairs vous permettra de vous concentrer sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise. Que vous vendiez des produits à une foire locale ou essayiez d'attirer des clients potentiels lors d'un salon, compter le nombre de ventes ou d'inscriptions enregistrées vous permet d'évaluer votre succès et d'analyser la rentabilité de votre participation.

Réfléchissez aux questions suivantes :

  • Combien de ventes devez-vous effectuer chaque jour pour que votre participation soit rentable ?
  • Combien d'inscriptions à votre liste de diffusion par e-mail devez-vous enregistrer chaque jour ?
  • Combien de nouveaux clients devez-vous acquérir pour que votre participation soit rentable ?

Ce n'est qu'après avoir défini ces objectifs que vous pourrez commencer à évaluer votre succès. Atteindre ses objectifs, c'est bien. Les dépasser, c'est encore mieux.

Mettez-vous à la place du destinataire de votre invitation

Les gens ne participent pas à l'événement dans l'unique but de vous soutenir. Ils veulent en retirer quelque chose, et c'est à vous de leur expliquer ce qu'ils peuvent y trouver.

  • Qu'est-ce qui fait la particularité de cet événement ?
  • Y aura-t-il des produits que vous ne proposez nulle part ailleurs ?
  • Est-il bien situé ?
  • Aura-t-il lieu dans un endroit ou un bâtiment prestigieux ?
  • Y aura-t-il des conférenciers ou des artistes connus ?
  • Offrirez-vous la possibilité de tester un nouveau produit ou service en avant-première ?

Indiquez aux participants potentiels ce qu'ils pourront retirer de votre événement. Il se démarquera des autres manifestations dont les organisateurs se sont contentés de lister les activités, les lieux et les dates.

Préparez vos médias en avance pour gagner du temps

Nous avons tous vécu cette situation un jour ou l'autre : vous auriez dû vous coucher il y a bien longtemps, mais vous n'arrivez plus à remettre la main sur ce document que vous aviez pourtant enregistré quelque part sur votre ordinateur. Mais où exactement ?

Créez un kit ou un dossier de presse pour rassembler tous vos documents et promouvoir l'événement avec grand professionnalisme. Cela vous évitera de perdre du temps à rechercher des informations éparpillées entre votre ordinateur, votre téléphone et vos e-mails.

Selon votre activité, il peut s'agir d'un dossier contenant des photographies professionnelles et des descriptions de produits pour un communiqué de presse ou un logo haute résolution pour des marchandises, des uniformes ou des documents imprimés.

Racontez l'histoire de votre entreprise dans une description. Elle doit répondre aux questions qui, quoi, quand, où et pourquoi. Rédiger cette description, la retravailler et n'en conserver que les parties les plus importantes vous entraîne à parler de votre entreprise avec assurance et de façon concise.

Maura McKnight de The Candy Drawer Confectionary a couché la description de son entreprise sur papier et a ainsi rencontré moins de difficultés dans la conception de ses supports marketing pour événements. Ses cartons d'information présentent ses produits les plus vendus ainsi qu'une brève description de son entreprise. Au verso, elle souligne quelques éléments de différenciation clés qui l'aident à se démarquer : tous ses produits sont faits main et elle accepte les commandes en gros.

« Les cartons d'information sont les plus intéressants des supports marketing : c'est un condensé de notre entreprise. »

Vous n'avez pas encore rédigé la description ou l'histoire de votre entreprise ?

Les articles de la section Présenter votre entreprise vous aideront à mettre au point votre argument publicitaire unique, un atout essentiel pour présenter votre entreprise avec assurance et professionnalisme.

Même les petites astuces pour gagner du temps, comme la création d'un dossier de favoris dans votre navigateur web pour enregistrer tous les liens vers la page de votre événement, le site de la billetterie, des articles de blog ou des liens vidéo intéressants, peuvent être d'une aide considérable.

Planifiez l'organisation d'un événement « exceptionnel »

Que vous soyez déjà inscrit ou encore en train d'étudier les événements, il est essentiel de bien vous préparer pour faire une excellente impression à vos nouveaux contacts et clients.

Vous devez organiser tout ce que vous devez accomplir avant l'événement en tâches gérables pour optimiser votre temps. Vous éprouverez également beaucoup de satisfaction à voir votre liste de tâches diminuer à mesure que le grand jour approchera.

Ainsi, si vous comptez participer à un salon professionnel, consultez cette checklist qui comprend des conseils avisés sur les tâches à réaliser avant, pendant et après un salon. Même si l'événement est moins important, comme un marché artisanal ou agricole, bon nombre de ces conseils vous seront tout de même utiles.

Vous pouvez même organiser les tâches en phases :

Six semaines avant l'événement

  • Concevez et imprimez les articles promotionnels.
  • Transmettez votre communiqué de presse aux éditeurs et chaînes d'informations locales.
  • Choisissez un hashtag unique si vous organisez votre propre événement.

Quatre semaines avant l'événement

  • Répartissez les affiches dans la ville.
  • Envoyez des invitations personnalisées par courrier postal.
  • Fixez des rendez-vous pour discuter avec certaines personnes lors de l'événement.

Deux semaines avant l'événement

  • Distribuez des flyers et autres supports publicitaires aux personnes de votre ville.
  • Publiez des rappels sur les réseaux sociaux et démarquez-vous, par exemple en répondant à des questions d'ordre logistique.

Allez à la rencontre des clients

Comment avez-vous entendu parler du dernier événement auquel vous avez participé ?

Réfléchissez aux emplacements stratégiques qui vous permettront de capter l'attention des participants potentiels.

Selon votre cible, vous pourrez promouvoir votre événement sur Facebook, LinkedIn, une affiche attrayante dans un café-restaurant ou des flyers dans des cafés très fréquentés.

Une fois que vous avez déterminé où vos participants cibles passent du temps en ligne et hors ligne, réfléchissez à la manière de vous démarquer dans cet environnement.

Créez une vidéo pour leur donner un avant-goût du grand jour. Cependant, ne dépensez pas l'intégralité de votre budget en recrutant un vidéaste aux tarifs exorbitants. Les organisateurs partagent souvent des vidéos des éditions précédentes sur les réseaux sociaux tout au long de l'année. Si possible, servez-vous-en pour promouvoir votre événement à venir et associez-vous à la marque.

Ou si vous maniez le verbe avec brio, contactez des blogs pertinents et proposez à leurs auteurs de publier un article en tant qu'invité. Faites-vous l'ambassadeur de l'événement et indiquez le lien de la billetterie. Vous pouvez même ajouter un code de réduction pour rendre l'offre encore plus alléchante.

Personnalisez les invitations

N'oubliez pas le traditionnel courrier postal. L'art perdu de l'invitation personnalisée suscitera l'enthousiasme de votre cible et lui donnera l'impression que vous l'avez tout spécialement choisie, plus particulièrement si elle ne s'y attendait pas. Indiquez un hashtag sur vos invitations pour encourager vos invités à publier des posts en ligne relatifs à l'événement.

Consacrer du temps et de l'énergie à ces tâches tout au début peut, au bout du compte, vous rapporter gros.

Et puisqu'il est question de temps...

Tenez compte de la flexibilité sur vos supports publicitaires

Nous avons tous des vies bien remplies, et plus particulièrement le week-end. Si vous organisez des activités spéciales, donnez aux participants la possibilité d'assister à l'atelier ou à la discussion qui les intéresse en énonçant le calendrier de l'événement.

Mais n'oubliez pas une chose essentielle : mentionnez uniquement les activités, les intervenants et les ateliers sur vos panneaux et supports publicitaires imprimés, mais surtout pas l'heure exacte. En effet, vous devrez peut-être modifier l'ordre de ces activités et ateliers à l'approche du grand jour. La plupart des organisateurs présentent leur programme à l'avance sur les affiches et flyers, et fournissent un calendrier détaillé en ligne qu'ils peuvent plus facilement modifier en cas d'annulation.

Amorcez la conversation avec le hashtag de votre événement

Si vous organisez votre propre événement, utilisez un hashtag unique pour en faire la promotion et marquer les esprits. Ce hashtag doit être bref pour que les internautes puissent facilement le mémoriser et l'ajouter à leurs publications avant, pendant et après l'événement.

Vous accueillez un invité de marque ?

Demandez-lui de mentionner l'événement à l'aide du hashtag pour le faire savoir.

Vous pouvez aussi attiser la curiosité des participants avant le grand jour en partageant et taguant des photos avec votre hashtag lorsque vous préparez votre matériel, emballez les produits et montez votre stand.

N'oubliez pas de configurer des alertes pour répondre rapidement aux personnes qui utilisent votre hashtag dans une publication ou un commentaire.

Cultivez le mystère pour faire marcher le bouche-à-oreille

Aaron Giles, responsable du marketing chez Great Escape Leeds & Sheffield, peinait à faire connaître un nouvel escape game. Il voulait faire en sorte que les gens en parlent.

Après un rapide brainstorming, Aaron et son équipe ont opté pour une campagne-choc de guérilla marketing pour obtenir un impact important avec un petit budget.

« Nous avons utilisé des pochoirs à craie pour tracer des silhouettes semblables à celles qu'on trouve sur les lieux d'un crime, ce qui ne nous a coûté que 400 £. Pour savoir si nos efforts pour nous faire connaître étaient payants, nous comptions le nombre de mentions sur les réseaux sociaux, et nous posions aussi à tous nos visiteurs la fameuse question : « Comment avez-vous entendu parler de nous ? ». Le succès a été très rapide : notre premier pochoir est apparu sur les réseaux sociaux dans les 15 minutes. Quand nous avons fait notre vrai lancement, nos réseaux sociaux ont été inondés de photos prises par des gens amusés par notre créativité, et nos pochoirs sont devenus le troisième facteur le plus important d'attraction de nouveaux clients, après les réseaux sociaux et le bouche-à-oreille. Nous avons fait parler de nous, c'est certain, pour de bonnes et de moins bonnes raisons... toutes nos excuses au conseil municipal. »

Morale de l'histoire : n'hésitez pas à innover (toutefois dans le respect des lois).

Présentez votre événement dans les calendriers d'événements locaux

Contactez les publications imprimées bien à l'avance pour avoir une chance d'y figurer. Même si les calendriers d'activités locales sont publiés en ligne, sachez que les calendriers éditoriaux sont souvent créés bien à l'avance. Soumettez-leur donc tôt pour augmenter les chances que votre événement soit mentionné.

Les sites comme Meetup et Eventbrite facilitent la création d'événements et proposent plus de possibilités de communication qu'un événement Facebook standard.

Encore une fois, n'oubliez pas les canaux traditionnels comme les radios et journaux locaux. Ils font souvent le tour d'horizon des événements et sont susceptibles de mentionner le vôtre gratuitement.

Encouragez les inscriptions précoces

Pour piquer la curiosité des gens, vous pourriez offrir un cadeau spécial aux 100 premiers inscrits. Ces inscriptions précoces sont importantes, car elles incitent d'autres personnes à s'inscrire à leur tour. Vous pouvez les attirer en leur proposant des billets à prix réduit ou des objets publicitaires à leur arrivée. Ces sacs remplis d'objets publicitaires sont la promesse de 100 interactions significatives, marquantes et personnelles avec les personnes qui viendront les chercher à votre stand.

Si vous avez recours à une billetterie en ligne, ajoutez un code de réduction sur vos flyers imprimés pour encourager un peu plus les gens que vous rencontrez en personne à s'inscrire.

Donnez aux gens une raison de parler de votre événement

À l'approche de l'événement, essayez de rester dans une dynamique conversationnelle, plutôt que promotionnelle. Équilibrez chaque publication promotionnelle par un ou deux messages pertinents qui ne sont pas directement liés à l'achat de billets.

Même si l'événement auquel vous participez jouit déjà d'une belle renommée, le partage d'informations utiles, comme les parkings à proximité ou des recommandations d'hébergements, aura des retombées positives sur votre entreprise et offrira une réelle valeur ajoutée aux participants. Les gens sont aussi susceptibles de partager ces informations avec leur réseau.

Ne subissez plus les événements auxquels vous participez : maîtrisez-les en vous préparant et en faisant preuve de professionnalisme. Travailler à rebours à partir de la date de l'événement jusqu'à la date actuelle et diviser vos tâches visant à atteindre un objectif en étapes gérables facilitera votre organisation.

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