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Passer d’un environnement collaboratif au travail à distance peut apporter son lot de difficultés, au-delà d’une éventuelle baisse de productivité. En tant que dirigeant d’entreprise, vos employés font partie intégrante de votre quotidien : vous les accompagnez dans leur carrière et leurs projets de vie, vous fêtez leurs anniversaires, et le succès de votre entreprise dépend d’eux.
Dans le contexte actuel, vous êtes peut-être amené à gérer vos équipes à distance. Si la poursuite de votre activité repose sur le télétravail, il est essentiel de maintenir de bonnes relations avec vos collaborateurs.
Nous nous sommes entretenus avec des employés de VistaPrint et des dirigeants d’entreprise pour savoir comment ils réussissent à encadrer leurs employés, à entretenir leur motivation et à leur apporter le soutien dont ils ont besoin malgré la distance.
- Utilisez des outils en ligne pour rester en contact pendant (et après) les heures de travail.
- Prenez régulièrement des nouvelles de vos employés.
- Établissez un planning.
- Reconsidérez vos attentes.
Utilisez des outils en ligne pour rester en contact pendant (et après) les heures de travail.
Depuis le début de la crise du COVID-19, le travail à distance est devenu le quotidien de plusieurs milliers d’employés chez VistaPrint.
Quelles que soient leurs fonctions, nombre d’entre eux considèrent les outils tels que Zoom et Slack comme indispensables pour continuer à communiquer avec leurs collègues, que ce soit pour une séance de réflexion virtuelle ou un afterwork par écrans interposés. Ce type d’activité en ligne peut renforcer la cohésion de vos équipes malgré la distance et les aider à garder le moral.
Jeff Israel, spécialiste en marketing de contenu chez VistaPrint, essaie d’organiser des canaux sur Slack et d’y lancer des discussions « non pas pour parler travail, mais pour tenter de recréer l’atmosphère du bureau avec tous ses moments de convivialité (mais aussi ses petits désagréments). »
Prenez régulièrement des nouvelles de vos employés.
Encadrer ses employés à distance nécessite une certaine anticipation. Pensez à prendre des nouvelles de vos collaborateurs chaque semaine : le COVID-19 représente une source de stress et d’incertitude pour tout le monde, et consacrer un petit moment à chaque employé lui prouvera que son bien-être vous tient à cœur.
Ashley Driscoll, dirigeante de Nashoba Valley Movement, a commencé à utiliser Zoom pour organiser des réunions avec le personnel de son studio de danse. Si la plateforme lui servait au départ à donner des cours en streaming, elle s’est vite rendu compte que Zoom était l’outil idéal pour animer des réunions avec son équipe.
« J’avais déjà utilisé Facebook pour communiquer avec mon équipe, et j’ai découvert Zoom récemment. Après notre première réunion sur cette plateforme, il nous a semblé judicieux d’en organiser tous les deux jours pour garder le contact. »
Établissez un planning défini.
Même si vos employés ont accès à leurs e-mails 24h/24 et 7j/7, n’attendez pas d’eux qu’ils soient joignables en permanence ! Définissez des horaires de travail permettant à vos employés d’être connectés simultanément pour collaborer et communiquer quand ils en ont besoin.
Kaitlin Maud, associée chez Current Forward, explique que son équipe a instauré des rituels pour garder le lien. « En cette période où chacun est confiné chez soi, nous avons instauré un rendez-vous de 15 minutes chaque matin où nous annonçons nos priorités du jour. Nous nous retrouvons aussi une fois par semaine en ligne pour évoquer nos nouveaux projets ; en dehors de ça, le nombre de réunions reste assez limité. Notre priorité est d’avancer dans notre travail, et nous communiquons les uns avec les autres tout au long de la journée. Mon équipe et moi-même avons choisi Slack pour ces discussions quotidiennes. »
Reconsidérez vos attentes.
La revue américaine Harvard Business Review souligne qu’un changement de conditions et d’environnement de travail doit amener les dirigeants d’entreprise à revoir leurs exigences en termes de pratiques de travail.
« Il est essentiel de lâcher prise sur les horaires et méthodes pour laisser les employés accomplir leurs tâches à leur façon. Autrement dit, vous devriez vous concentrer sur les résultats et accorder plus de flexibilité à votre équipe. »
Prenons le cas des nombreuses personnes contraintes de concilier télétravail et garde des enfants toute la journée : leurs employeurs devraient faire preuve d’indulgence et de patience, car faire face à de tels changements n’est pas évident.
