Les enjeux d’une première réunion avec un client sont élevés.
Cette rencontre peut déterminer si vous allez faire affaire avec ce prospect ou non.
En tant que travailleur indépendant, vous devez montrer que vous êtes capable, responsable et ouvert à la collaboration.
Comment vous assurez de faire bonne impression ?
Dans cet article, Anne Beall, auteure et entrepreneuse, explique comment identifier des signaux non-verbaux et contrôler votre langage corporel quand vous rencontrez un nouveau client pour la première fois.
Les conseils d’Anne portent sur différents aspects :
- Prendre contact pour la première fois.
- Organiser une réunion.
- Montrer votre intérêt.
- Écouter activement.
- Vous concentrer sur la voix, que ce soit la vôtre et la leur.
- Être assis confortablement.
- Assurer le suivi après la réunion.
Contacter un prospect pour la première fois
Quand vous contactez une personne que vous ne connaissez pas, elle se demande « Qu’ai-je à y gagner ? ». Vous devez répondre à cette question le plus vite possible.
Cependant, il est important de ne pas avoir l’air de simplement répéter vos arguments de vente.
En effet, la grande majorité des gens n’aiment pas qu’on essaie de leur vendre quelque chose.
À l’inverse, mettez votre offre en contexte en mentionnant un problème que votre contact pourrait avoir besoin de résoudre.
Par exemple, lors d’un appel téléphonique, vous pouvez essayer de dire que vous avez des informations utiles pour l’entreprise de votre contact à partager et que vous seriez ravi de le rencontrer pour lui expliquer en personne s’il a le temps.
Offrir de partager en personne quelque chose dont votre prospect pourrait tirer parti est souvent plus efficace qu’essayer de demander à le rencontrer, ce qui suppose que vous voulez le démarcher.
Organiser une réunion
Imaginez la scène. Vous êtes à la maison, de retour après un événement productif mais épuisant où vous avez noué de nouveaux contacts.
Vous déballez une pile de cartes de visites et des goodies gratuits, puis vous ouvrez votre navigateur où de nombreuses demandes de connexion sur LinkedIn vous attendent.
Il vaut mieux recontacter vos nouveaux contacts tout de suite, n’est-ce-pas ?
En réalité, ce n’est pas toujours le cas.
Une erreur que beaucoup de professionnels font est de ne pas préparer un message de suivi convaincant après une première rencontre, alors qu’il s’agit probablement de la communication la plus critique que vous aurez.
Au bout du compte, ce que vous écrivez dans ce message va déterminer si le destinataire veut vous rencontrer ou non.
Déterminez ce que vous espérez obtenir en donnant suite.
- Une réunion en personne avec le client.
- Plus d’informations sur ses besoins.
- Rencontrer l’employé qui prend les décisions dans cette société.
Ensuite, donnez à votre interlocuteur des informations susceptibles d’avoir un impact positif sur leur travail ou leur entreprise.
Les e-mails et les messages LinkedIn sont des méthodes de communication peu expressives d’un point de vue émotionnel, ce qui peut être un problème au moment d’entamer une conversation.
Les gens peuvent facilement vous mettre une étiquette ou vous ignorer quand ils lisent votre message de façon superficielle.
Il est donc essentiel de montrer immédiatement que vous avez quelque chose d’utile à proposer à votre interlocuteur. Vous pouvez même offrir de couvrir le sujet en détails avec eux s’ils sont intéressés.
Cette approche retient l’attention pour prendre contact efficacement.
Faites preuve d’intérêt pour l’autre personne
Les conversations apparemment anodines que vous avez avec un prospect en-dehors de vos conversations commerciales ont un impact significatif sur son ressenti après coup.
Partager une expérience, même s’il s’agit simplement d’avoir fréquenté la même école ou de travailler dans le même secteur d’activité, peut faire ressortir des points communs qui vous mettent en confiance.
Par exemple, si vous êtes déjà connectés sur LinkedIn, vous pouvez demander : « Je vois que nous sommes allés dans la même université, qu’en avez-vous pensé ? ».
Dans la mesure où cette information est publique sur le profil, vous ne donnerez pas l’impression d’avoir espionné votre contact mais vous montrez que vous avez pris le temps d’en savoir un peu plus sur lui.
Si vous ne disposez pas d’informations pour entamer la conversation, vous pouvez simplement leur parler de leur trajet ou de leur semaine.
N’ayez pas peur de parler de chose et d’autre
Créer une connexion émotionnelle a énormément de valeur. Après tout, discuter est le vecteur principal de communication. De plus, parler affaires d’entrée de jeu peut paraître agressif ou impressonel. Dans certaines cultures, c’est extrêmement impoli.
Prendre le temps de créer une relation au début d’une réunion peut rapporter gros plus tard. Si votre interlocuteur vous paraît timide, vous pouvez suggérer de vous présenter brièvement chacun à votre tour pour dire qui vous êtes et ce que vous faites. Il ne s’agit pas de se lancer dans un argument de vente. L’idée est de rompre la glace.
Incitez votre interlocteur à vous parler de son entreprise. Il y a deux bénéfices à en tirer.
- D’une part, vous prouvez votre intérêt.
- D’autre part, vous pouvez identifier ses problèmes et vous adapter à ses besoins.
Écouter activement
Quand vous écoutez activement, vous vous concentrez pleinement pour comprendre et répondre à ce qui est dit, mais aussi pour vous en rappeler. C’est l’opposé de l’écoute passive, où vous entendez ce qui se dit en attendant votre tour de parler.
Placez-vous en face de l’autre personne et regardez-la régulièrement dans les yeux.
Ne préparez pas votre prochaine réponse. Restez concentré sur ce que votre interlocuteur est en train de dire.
Acquiescez, souriez et répondez « oui » ou « d’accord » pour montrer que vous écoutez et encourager la personne à continuer.
Ne vous agitez pas. Évitez de regarder votre montre, de jouer avec vos cheveux ou de vous ronger les ongles.
Posez des questions en rapport avec les propos de votre interlocuteur. Montez que vous écoutez activement ce qu’on vous dit.
Ne coupez pas la parole. Attendez que votre interlocuteur fasse une pause pour lui poser une question.
Vous concentrer sur la voix, que ce soit la vôtre et la leur
Votre voix révèle vos émotions, tout comme celle de vos interlocuteurs vous permet d’interpréter les leurs.
Nous sommes capables de savoir si une personne est joyeuse, triste, énervée ou inquiète en fonction de sa voix.
Être à même d’identifier le stress ou l’inconfort est particulièrement utile. Si la voix monte dans les aigüs ou si la personne fait beaucoup de pauses, cela peut suggérer qu’elle a du mal à parler de certains aspects de son entreprise ou qu’elle est nerveuse.
Être à l’affut des problèmes qu’un client rencontre dans la gestion de son entreprise vous donne l’occasion de proposer des services sur-mesure pour résoudre ses points de blocage.
Êtes-vous assis confortablement ?
L’orientation relative est le degré auquel deux personnes se font face quand elles parlent. Elle indique généralement la mesure dans laquelle une personne est intéressée et se concentre sur son interlocuteur. La proximité mesure la distance entre deux personnes.
Par exemple, on appelle orientation parallèle le fait d’être assis l’un en face de l’autre. Les gens ont tendance à s’asseoir en face quand ils parlent. Mais c’est également une orientation courante dans des situations stressantes comme un entretien d’embauche, une première rencontre avec un client ou une réunion entre deux employés de différents échelons qui ne se connaissent pas.
Il vaut la peine de noter qu’on a tendance à s’asseoir près des gens qu’on apprécie et qu’on aime écouter. La plupart des gens le comprennent de façon inconsciente. Ainsi, là où vous choisissez de vous asseoir en dit long sur ce que vous pensez de votre interlocuteur.
À mesure que les gens arrêtent de se concentrent sur leurs interlocuteurs, ils ont tendance à rejetter leur corps vers l’arrière. Une façon efficace de décoder l’orientation consiste à observer le placement des pieds. Souvent, les pieds pointent dans la direction où la personne a vraiment envie d’aller.
Définir les étapes suivantes
Si la réunion avec votre client s’est bien passée, vous devez définir les attentes pour la suite.
Faites savoir au client quand et comment vous le recontacterez et quelles informations vous allez partager. Vous définissez ainsi ce qu’il peut attendre de vous et vous respectez son emploi du temps.
Quand vous partagez vos coordonnées, suivez les bonnes pratiques en matière de cartes de visite. Par exemple, commencez toujours par demander à votre interlocuteur s’il aimerait avoir votre carte.
Et ne vous précipitez pas. Dans la plupart des cultures occidentales, il est d’usage d’attendre que la conversation soit finie avant de demander si vous pouvez donner votre carte.
Assurer le suivi après une réunion
Il va sans dire que vous devez toujours assurer le suivi dans les délais que vous avez établis à la fin de la réunion.
Si vous avez aussi promis de partager des informations supplémentaires, c’est le bon moment pour les envoyer.
Mentionnez ensuite que vous êtes disponible dans les deux prochains mois et que votre prospect peut vous contacter s’il a besoin d’aide.
Cependant, si vous ne recevez pas de réponses, gardez à l’esprit que votre contact est sûrement très occupé pour le moment.
Vous pouvez toujours le recontacter après deux ou trois mois pour lui transmettre des informations qui pourraient lui être utiles et renouveler votre invitation à parler d’une collaboration pour l’aider à résoudre les problèmes qu’il avait la dernière fois que vous avez discuté.
Le seul fait de vous en rappeler montrera votre sérieux.
Astuce supplémentaire : entraînez-vous à lire la communication non verbale en vous amusant
Un moyen efficace de mieux déchiffrer la communication non verbale est de regarder des films que vous n’avez jamais vus sans le son. On a tendance à se concentrer principalement sur les mots alors que cette approche vous oblige à observer les mouvements du corps.
Essayez de comprendre ce que les personnages pensent, ce qu’ils ressentent et le type de relation qu’ils entretiennent. Puis visionnez à nouveau l’extrait avec le son.
Découvrez ce que vous avez correctement déduit simplement en observant leur comportement. En vous entraînant régulièrement, vous serez capable de lire les gens avec de plus en plus d’aisance.
À propos de l’auteure
Anne E. Beall est la fondatrice et PDG de Beall Research, Inc., une société d’étude de marché stratégique à Chicago. Elle écrit sur le sexe, la communication non verbale, les études de marché, comment les animaux et les humains s’entraident et plus récemment sur les messages cachés dans les contes de fées. Anne a un doctorat en psychologie sociale de l’université de Yale.
