Comment préparer votre petite entreprise pour vous assurer des vacances sans stress

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Il n’est pas toujours facile de prendre des vacances lorsqu’on possède une petite entreprise. Fermer boutique, ne serait-ce qu’à la fin de la journée, relève parfois du défi, surtout en période d’affluence. Un sondage OnePoll mené pour le compte de Xero a révélé que les trois quarts (76 %) des entrepreneurs et des propriétaires de petites entreprises ont déjà sacrifié leurs vacances pour maintenir le bon déroulement de leur activité.

Pour certains comme Justina, fermer boutique pour tenter de se détendre est tout simplement impossible : le simple fait de penser aux ventes ou aux demandes qu’elle risque de manquer l’en empêche.

« Pour nous, c’est la période la plus chargée de l’année, alors je ne prendrai pas de vacances, car je veux dynamiser et promouvoir mon activité. »

D’autres ferment sans se poser de questions : ces moments passés en famille sont trop importants pour être manqués. « Je travaille quasiment tous les jours, mais je compte passer du temps avec mes proches au moment des fêtes », confie Chad.

Et vous, avez-vous l’intention de faire une pause prochainement pour passer du temps en famille ?

Les conseils suivants vous aideront à vous préparer, de manière à pouvoir vous détendre et profiter d’un repos bien mérité, tandis que la liste de vérification à la fin de l’article vous permettra de ne rien oublier.

Annoncez votre absence

Pour éviter l’accumulation de messages téléphoniques ou électroniques pendant que vous vous offrez un peu de répit, n’oubliez pas de communiquer vos dates de fermeture à vos clients et fournisseurs.

Placez des pancartes et des affiches pour informer les gens que votre établissement sera fermé. Profitez de ce message d’information pour leur adresser vos vœux.

Ce système est également très efficace pour les clubs locaux, dont les horaires habituels changent pendant les fêtes. « Nous nous préparons en affichant des pancartes annonçant nos horaires d’ouverture pendant la semaine de Noël », explique Rebbie H. des Boys and Girls Clubs, dans le comté de Santa Cruz, aux États-Unis.

Il en va de même pour vos comptes sur les réseaux sociaux. Un message informant vos amis et tous ceux qui vous suivent que vous serez temporairement indisponible vous permet de leur indiquer à quel moment vous serez en mesure de répondre à leurs demandes.

Laissez un message

Pour reprendre la phrase célèbre d’Alexander Graham Bell, l’inventeur du téléphone, « la clé de la réussite réside avant tout dans la préparation ». Pour les propriétaires de petites entreprises, ce sage conseil ne saurait être plus vrai que lorsqu’il s’agit de prendre des vacances. Certes, Graham Bell nous a laissé un monde connecté en permanence, mais c’est aussi la raison pour laquelle il peut être difficile de s’octroyer une pause. Toutefois, avec un peu de préparation, il est aujourd’hui possible d’automatiser de nombreuses tâches et garantir ainsi le bon déroulement de vos activités pendant vos vacances.

En outre, rester connecté ne signifie pas que vous devez répondre à tous les appels que vous recevez. Enregistrez un message vocal indiquant les heures réduites pendant lesquelles vous contacter et demandez à vos clients de vous laisser un message.

De même, n’oubliez pas d’activer la réponse automatique de votre messagerie électronique afin de communiquer ces informations en votre absence. Bien que cela puisse sembler évident, il est facile d’oublier de le faire lorsqu’on est pressé de commencer ses vacances ; c’est pourtant extrêmement utile pour gérer les attentes des clients, qui savent ainsi ce que vous pouvez ou ne pouvez pas faire pendant la période de fermeture de votre entreprise.

Tirez parti des fonctionnalités automatisées

Mettez à jour vos comptes de réseaux sociaux en publiant un message chaleureux pour les fêtes. Vous aurez ainsi l’assurance d’atteindre le plus grand nombre, tout en rappelant à ceux qui vous suivent que vous profitez vous aussi d’une pause. Si vous souhaitez continuer de promouvoir votre entreprise pendant les fêtes, de nombreux outils efficaces, comme Hootsuite sont disponibles pour programmer vos publications.

Mais vos publications sur les réseaux sociaux ne sont pas les seuls éléments qu’il est possible d’automatiser avant vos congés. De son côté, Melissa B. de Honeybee Gardens profite de ces fonctionnalités pour prendre de l’avance. « Nos promotions sont programmées à l’avance, explique-t-elle. C’est pourquoi nous devons nous préparer aussi tôt que possible. »

Vous pouvez même profiter du fait que les gens ont plus de temps pour lire leurs blogs préférés en programmant votre publication de manière à ce qu’elle tombe au moment où, après un bon repas de fête, les gens se reposent sur leur canapé, leur tablette ou leur téléphone à la main.

Cela vous offre aussi une excellente occasion de repérer les tâches qui pourront continuer d’être automatisées après votre retour de vacances.

Réduisez vos coûts pendant votre période de fermeture

Partir en vacances peut être onéreux : la nourriture, les transports et l’hébergement finissent par coûter cher. Sans parler des cadeaux ! Aussi, même si vous ne fermez que pour quelques jours, vous pouvez réaliser des économies, certes modestes, mais tout de même appréciables, sur vos factures d’électricité en éteignant votre ordinateur, votre écran et tous vos périphériques (imprimantes, scanners et destructeurs de documents, par exemple).

Autre chose encore : n’oubliez pas de vérifier le thermostat en sortant, pour éviter de chauffer inutilement des locaux inoccupés.

Envisagez de vous déconnecter des appareils numériques

Si vous savez que vos clients et fournisseurs sont absents tel ou tel jour férié, et si votre charge de travail vous le permet, pourquoi ne pas vous déconnecter des appareils numériques ? Il peut être très bénéfique de se détacher du téléphone, des e-mails et des réseaux sociaux de temps à autre.

Les fêtes comme Noël et le Nouvel An sont aussi de bonnes occasions de quitter la sphère numérique pendant quelques jours, puisque tant d’entreprises sont de toute façon fermées et que les conséquences de votre absence seront sans doute minimes.

Essayez d’autres formes de divertissement qui réunissent tout le monde autour d’une table. Dépoussiérez les jeux de société et lancez-vous dans les compétitions familiales qui feront le bonheur de tous !

Marquez une pause pour revenir reposé

Lorsque le travail commence à occuper le plus clair de votre temps, il est fréquent que certains aspects de votre vie personnelle en souffrent. S’éloigner de son activité peut être un moyen efficace de rééquilibrer vie professionnelle et vie personnelle, tout en prenant un peu de recul par rapport à ses engagements en dehors du travail.

Inutile de le nier, fermer son entreprise, même pour quelques jours, se transforme parfois en véritable course contre la montre. Les pratiques suivantes relèvent du bon sens, mais vous seriez surpris de voir combien il est facile de les oublier lorsqu’on est pressé de partir en congés !

Pour profiter de vos vacances l’esprit léger, ne partez pas avant d’avoir :

  • Configuré la réponse automatique de votre messagerie électronique et de votre site web
  • Annoncé à vos amis et aux personnes qui vous suivent sur les réseaux sociaux que vous fermez et qu’ils devront s’attendre à ce que votre réponse soit retardée
  • Mis à jour votre messagerie vocale en indiquant la période pendant laquelle vous serez indisponible et le moment auquel vous retournerez les appels
  • Rangé vos documents importants dans un endroit sûr que vous ne risquez pas d’oublier
  • Verrouillé toutes les portes et fenêtres
  • Débranché tous vos ordinateurs, écrans et périphériques
  • Éteint les lumières, fontaines à boire et ventilateurs
  • Vérifié que tous les réfrigérateurs fonctionnaient correctement et les avoir réglés à la bonne température

Si vous prenez des vacances, nous vous souhaitons un excellent repos auprès de ceux que vous aimez. Et si ce n’est pas le cas, bon courage pour les fêtes !